Miért legyen az office manager mood manager is? És miért ne?

“Az office management nem egy rocket science, az ember rendel pár doboz teát, meg postázik, nem?”

A mood/happiness managementtel kapcsolatban az egyik legmegosztóbb kérdés azt hiszem, az, hogy akkor ez most tulajdonképpen hova is tartozik? Back office? HR? Scrum Master? Management? Ebben a bejegyzés-sorozatban megpróbálom összefoglalni, hogy én hogy látom az eddigi tapasztalataim alapján ezeknek a titulusoknak az összefüggéseit. Kezdjük az office managerrel, hiszen szerencsére egyre több office-happiness managert kereső hirdetés jelenik meg.

Az office manager munkaköre elég nagy szórást mutat az adott szervezettől függően és a legnagyobb szépsége azt hiszem az, hogy a cég többségének fogalma sincs, hogy mit csinál, csak azt látja, hogy nagyon elfoglalt. Szerencsére a fenti kérdésre nyilván egy óriási NEM a válasz. Az office manager vagyis irodavezető munkaköréhez a következők tartozhatnak: postázás, csomagok fogadása, könyvelési anyag vezetése, a könyvelés számára előkészítése, irodai kassza kezelése, irodaszerek, irodai bútorok, technikai eszközök, névjegykártyák, gagek, ajándékok beszerzése, garanciális ügyintézés, új irodába költözés esetén költözés managelése, egyre több helyen irodai étel, ital, beszerzése, bekészítése, érkező vendégek kiszolgálása, számukra bekészítés, meetingek szervezése, szolgáltatókkal való kapcsolattartás (internet, telefon, masszőr, nyelvtanár, irodaház, karbantartó, recepció, takarító, könyvelés, beszállítók), vezetői asszisztencia, szállásfoglalás, repjegyfogalás, irodai rendről való gondoskodás, nagyobb cég esetén az egyéb adminisztratív munkát végzők managelése, marketing, HR asszisztencia.

Képzeljük el tehát ez alapján a feladat-lista alapján a tökéletes jelöltet. Nem tudom, Ti hogy vagytok vele, de az én szemem előtt egy rendkívül precíz, pontos, diszkréten mosolygós, határozott, rendezett személyiségű ember jelenik meg, fantasztikus time és projekt management képességgel akinek a szíve hevesebben ver egy pakli post-ittől és akinek mindene a rendszer, a rend, a fegyelem. Olyan vélekedést is hallottam már, hogy a jó office managert onnan lehet megismerni, hogy fel sem tűnik, hogy ott van. Bezzeg ha nincs, összeomlik minden.

Miután áttekintettük a feladatokat, nézzük meg, hol helyezkedik el az office manager a szervezeti ábrában: vélhetően a CTO vagy a CEO alatt, a management tagjaként, vagy nem. És hol helyezkedik el valójában? Szerintem kicsit mindenki alatt és mindenki felett is. Mert az irodavezető főzhet teát az érkezőnek és ő rendel nekünk tollat, de ő dönthet arról, hogy mit rendelünk és mit nem és ő csapkodhatja akár a csapat akár a CEO fejét, hogy utalja már el ezt vagy azt, vagy töltse ki végre ezt vagy azt a papírt, vagy hogy mosogassunk már el. Fantasztikusan hálás szerep ez tehát bizonyos szempontból, hiszen innen jön a torta meg a zselés toll, meg fantasztikusan hálátlan, hiszen neki olyan dolgokat kell elérnie a hierarchiában nem alá tartozó kollégáknál, amikhez ezeknek a kollégáknak semmi kedve nincs-és persze, ha nem készülnek el ezek a dolgok, ismét az office manager lesz elővéve.

De akkor jöjjön végre a kérdés, hogy jó-e nekünk, ha az office manager a mood manager? Én azt gondolom, hogy ha nincsen mood managerünk, akkor fantasztikusan jó, ha az office manager foglalkozik a mooddal. Viszont az nem jó, ha az office manager a mood manager. Kifejtem:

Az office managernek van a fenti feladatlistája ami teljesen egyértelműen és megkérdőjelezhetetlen módon nagyon fontos, hogy el legyen végezve. Mert ha a kolléga nem kapja meg a kedvenc tortáját a szülinapjára, hanem megint a szemben lévő pékségből hozunk valamit sebtében, attól nem fog megállni a világ. Na de ha a könyvelési anyag nem készül el időre, akkor meg fog állni. Ha elromlik a kávéfőző és valaki nem intézi el fénysebességgel, akkor is meg fog állni. Ha nincs a fénymásolóba papír, akkor fog megállni a leggyorsabban. Valamint ha az office manager elmegy teszem azt fánkot venni a következő szülinapra, akkor ő “vásárolgat”. Ha a mood manager megy el, akkor meg dolgozik. Alapvetően én, mint mood manager nyilván meg vagyok arról győződve, hogy őrült fontos, hogy az a kolléga, aki a puncsos mignont szereti, puncsos mignont kapjon születésnapjára, de ezzel jó eséllyel csak hárman vagyunk így az irodában: rajtam kívül a főnököm, aki azért fizet engem, hogy ilyenekkel foglalkozzak-de még talán néha ő is kételkedik-, meg a kolléga, aki a puncsos mignont kapja.

A mood management ezen felül egy olyan munakör, amiben állandóan azon kell gondolkozni, hogy hogyan lehetne minden még csodálatosabb, testre-szabottabb és nagyszerűbb. Na most a mood manager egyedi ötleteivel lesz az office managernek egyenesen arányosan egyre több munkája-ezért a jelenlegi cégemnél csak azért nincs lelkiismeretfurdalásom, mert- még – nincs office managerünk, így magamnak csinálom a plusz munkát.

A mood management tehát egy afféle kreatív, szárnyaló, kicsit bohém, de nagyon-nagyon empatikus, ember fókuszú munkakör-azt gondolom, alapvetően másféle személyiséget kíván, mint az office management.

Miért jó mégis, ha az office manager figyel az office moodra?

Mindenkivel kapcsolatban van, tehát ismeri az embereket. Az, ha kedvelik őt a munkaköre miatt, még könnyebbé teszi számára, hogy elérje azokat a bizonyos elérendőeket (legyen rend, legyen elmosogatva, legyen jelenléti kitöltve, stb.) Közvetlen viszonyban van a vezetőséggel, mivel sokat kell velük dolgoznia. Nála van az office kassza, amiből kis odafigyeléssel nagy örömet tud szerezni a kollégáknak (személyre szabott füzet, bubifújó, limonádé-nap egy különösen forró napon…) ha van ezekre ideje.

Természetesen csak a saját véleményemet mondhatom el, de én azt gondolom, hogy ha egy cég megteheti, hogy legyen neki office és mood managere is, annál nincsen nagyszerűbb dolog. Hiszen a mood manager ideje 100%-ában foglalkozhat a kollégákkal, az office manager pedig ideje 100%-ában élére állíthat mindent amit élére kell állítani. Ha pedig ez a két ember jól kijön egymással, akkor még jobb: a két alapvetően eltérő személyiség és munakör szuperül kiegészítheti egymást.

Ha viszont csak egy kollégát engedhetünk meg magunknak, akkor azt gondolom zseniális módszer az office manageri feladatokat kicsit felosztani a meglévő kollégáknak kedv és affinitás alapján és felvenni egy talán nem annyira precíz, de nagyon lelkes, kreatív, emberközpontú energiabombát. Ha pedig találunk valakit, aki egyszerre akkurátus, szárnyaló, empatikus és fegyelmezett és képes osztódással szaporodni, akkor csoda történt, örüljünk!

Ha pedig igazán low a budget, akkor az office kutya még mindig sok mindenre megoldás…:)

 

 

 

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Google kép

Hozzászólhat a Google felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Kapcsolódás: %s

Működteti a WordPress.com. , Anders Noren fejlesztésében.

Fel ↑

%d blogger ezt kedveli: